Prevedere, programmare e contabilizzare la movimentazione del contante sulla rete ATM: un’attività che spesso richiede alla banca un team composto da decine di risorse, con il compito di monitorare e gestire tutta la filiera del cash management per evitare interruzioni nel servizio e danni reputazionali. Un processo che, però, oggi può essere esternalizzato e automatizzato grazie alla tecnologia.
«Le banche hanno necessità di liberare le risorse dalle mansioni ripetitive per dedicarsi ad attività ad alto valore aggiunto e la gestione del contante sulla rete di filiali, ATM e casse remote non è strategica per il business bancario – racconta Giustino Costantini, CEO di CST Cash Solutions. Tuttavia, il contante c’è e circolerà ancora per lustri, gravando sui costi della banca. La tecnologia permette però di economizzare e di gestire in maniera funzionale le problematiche legate al cash management».
L’outsourcing dell’ATM Cash Management
La banca può quindi affidare in outsourcing tutta una serie di attività che riguardano la gestione quotidiana degli ATM: dai trasportatori di valori, con il relativo monitoraggio e ottimizzazione, ai tecnici per la manutenzione degli ATM, oltre a una serie di procedure che richiedono un desk di supporto.
«Trattiamo tutta la movimentazione del contante sulla rete ATM delle banche e delle filiali e coordiniamo le varie attività di carattere operativo, cercando di prevedere tutto quello che riguarda la programmazione di questa attività in modo ottimizzato – precisa Marc Freymark, Account Manager di CST Cash Solutions. Il cuore della nostra attività è il back office contabile, che coordina ciò che avviene sulla rete ATM insieme alla gestione del ricircolo delle banconote nelle casse cash-in cash-out, che permettono di riutilizzare ciò che viene versato ai fini del prelievo. Senza ricorrere a ulteriori ritiri e sovvenzioni di contante, che pesano sui costi bancari».
A caccia di difformità
Contabilizzare in maniera esatta ciò che avviene all’intero della macchina nel momento in cui si attivano i processi di ricircolo banconote dal cassetto di versamento al cassetto di prelievo non è certo semplice. Soprattutto se la rendicontazione avviene manualmente.
«Grazie all’automazione, basata su un sistema tecnologico sofisticato, è possibile stilare report estremamente precisi di queste movimentazioni per riconciliare quanto avvenuto negli ATM – chiarisce Costantini. Se emergono difformità, mancanze o eccedenze, cerchiamo di appurare che cosa è successo: un approccio basato sul contraddittorio che coinvolge i trasportatori di valori che, nelle sale di rendicontazione, aprono i cassetti e attraverso le registrazioni verifichiamo eventuali responsabilità di un ammanco».
Una nuova sensibilità per le banche
Molte banche adottano ancora un approccio tradizionale a questo tema, ma la consapevolezza sta cambiando. Siamo in una fase di transizione verso una maggiore attenzione strategica verso gli onerosi processi di movimentazione del contante, «per osservare e rendere più evidenti le aree di inefficienza che, comunque, alla fine emergono sempre – prosegue Costantini. Tutte queste carenze e criticità possono essere riconosciute, affrontate e risolte già con una consulenza iniziale sui processi di Cash Management».
Il forecasting per programmare le attività
La capacità previsionale offerta dagli algoritmi progettati da CST è un quid che rende la gestione bancaria ancora più efficiente nell’ottimizzare i costi e la gestione del cash.
«Nell’accompagnare le banche verso l’automazione di queste attività, la fase relativa alla programmazione dei servizi è estremamente importante per razionalizzare le funzioni di cassa centrale contante – afferma Costantini. Il forecasting permette infatti di ottimizzare le giacenze, senza registrare picchi in eccesso o in difetto, capire quando programmare i prelievi in Banca d’Italia e quando ritirare tempestivamente il contante per evitare blocchi dell’ATM e danni reputazionali».
L’ottimizzazione nella gestione delle risorse
Spesso le banche dedicano decine e decine di risorse alle funzioni di cassa centrale, ma con il giusto partner e strumenti tecnologici adeguati, che possono anche essere integrati per una gestione in house o completamente esternalizzati, si possono economizzare e gestire in modo funzionale le complessità legate al contante.
«Siamo il braccio esterno di un importante player finanziario italiano per la funzione di cassa centrale, dove oggi l’attività è stata riprogettata in modo da valorizzare al meglio le competenze interne – conclude Costantini –, coinvolgendo solo poche risorse dedicate e garantendo un modello più snello ed efficiente rispetto a quello tradizionale».
Questo articolo è stato pubblicato sul numero di giugno 2025 di AziendaBanca ed è eccezionalmente disponibile gratuitamente anche sul sito web. Se vuoi ricevere AziendaBanca, puoi abbonarti nel nostro shop.
