Consolidare la cost allocation e il processo di pricing dei servizi sfruttando inoltre la capacità previsionale della business intelligence per creare simulazioni di scenario utili al controllo di gestione. È quanto fatto da UBI Sistemi e Servizi in soli due mesi, grazie al supporto di Reply Consulting e utilizzando i sistemi Oracle e SAP già presenti in-house.

Slegare il controllo di gestione dall’IT

Il progetto, presentato durante il workshop organizzato da Associazione Italiana per la Pianificazione e il Controllo di Gestione in Banca (APB), ha messo in luce come una società articolata come UBISS, in cui è accentrata tutta la gestione dei costi delle aziende clienti del Gruppo UBI, sia riuscita in pochi mesi a rendere totalmente indipendente dall’IT i processi di cost allocation e di controllo di gestione. «L’obiettivo era ottimizzare la gestione dei canoni di prestazioni in service, una componente con un fatturato annuo di circa 300 milioni di euro, e in cui sono presenti i costi dei sistemi informatici, quelli della sicurezza logistica e del personale – racconta Marco Ubiali, Responsabile Controllo di Gestione di UBI Sistemi e Servizi. Era necessario capire su quali servizi (tra oltre un centinaio) bisognasse addebitare il costo e, poi, riallocarlo su ogni singolo cliente in funzione all’utilizzo del servizio stesso».

Sviluppo in-house

Verso la fine dell’estate scorsa UBISS ha quindi avviato una prima fase di sviluppo del nuovo processo di pricing coinvolgendo quattro persone, due appartenenti al controllo di gestione di UBISS e altrettante di Reply Consulting. «Il loro compito è stato quello di tarare i parametri del software HPCM di Oracle che avevamo già in-house – spiega Francesca Bevilacqua, Direzione Controllo di Gestione e Supporto Amministrativo di UBI Sistemi e Servizi. Tutta la fase di sviluppo si è quindi svolta all’interno dei nostri uffici, rispondendo in tempo reale a tematiche emergenti e necessità».

Soluzione pronta in due mesi

Con un confronto diretto sui principali ostacoli che emergevano man mano che il progetto si andava delineando, la seconda e ultima fase, ovvero la messa in produzione dello strumento gestionale, è stata raggiunta in soli due mesi, prima della fine del 2013. «Era importante terminare lo sviluppo dell’applicazione entro la chiusura dell’esercizio, così da poter lavorare nel 2014 senza intoppi – afferma Bevilacqua. In tempi brevissimi siamo anche riusciti a formare il personale e a lavorare su un anno di storico in tempo utile».

Il valore aggiunto: la simulazione di scenari di costo

Il programma gestionale, però, non si limita alla mera archiviazione de dati, anzi offre una serie di strumenti a valore aggiunto, tra cui la possibilità di simulare scenari di previsione su pricing e cost allocation per ogni singola azienda o servizio grazie alle ampie potenzialità di calcolo offerte dalla Business Intelligence. «Non potere fare un forecast del processo di princing sui costi dei servizi venduti ai clienti era un problema – spiega Bevilacqua. Grazie ai sistemi di BI già presenti in HPCM di Oracle, ora abbiamo tempi di risposta efficaci e possiamo addirittura anticipare e quindi prevenire eventuali problemi di cost allocation, migliorando le performance dei processi e ottenendo una analisi del dato più efficiente».

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