Dematerializzazione, tracciabilità, accesso istantaneo e archiviazione rapida tramite app. Sono queste le funzionalità offerte da Firmadoc, piattaforma italiana multi-device che permette di creare qualsiasi template di documento e, attraverso la installazione della app su device mobili, consente alla clientela di riempire i campi e apporre una firma.
All’interno della dashboard della piattaforma, grazie all’aiuto di un editor “wysiwyg” (what you see is what you get), è possibile infatti personalizzare e formattare in modo semplice e intuitivo qualsiasi file (informative, moduli per la privacy, etc), inserendo campi dinamici di testo, textarea, checkbox, spazi per la firma e immagini. Sono disponibili anche template precostruiti.
Una volta completato il processo, il modulo è pronto per essere compilato dai clienti attraverso la versione della app su tablet o smartphone, inserendo le voci richieste e firmando direttamente su app.
Inoltre, è anche possibile scattare e caricare in tempo reale immagini utili alla compilazione, come documenti di identità, per integrarli all’interno del documento finale in PDF.
Una copia in PDF verrà memorizzata su cloud, anche grazie alle API messe a disposizione, e un’altra sarà inviata via email al destinatario interessato. Nessuna pagina verrà stampata, ma tutti i dettagli saranno sempre disponibili e consultabili sulla piattaforma.
I vantaggi sono quindi su più fronti: un ambiente di lavoro eco-sostenibile, meno spazi occupati, accesso istantaneo ai dati, tracciabilità e conservazione sicura, documenti giuridicamente validi, grazie alla marca temporale generata in automatico, e non soggetti a deterioramento.
«L’idea di sviluppare questo sistema nasce da episodi reali. Quante volte ci è capitato di ritrovarci a firmare un’infinita serie di documenti, tra liberatorie per la privacy in hotel, contratti, ricevute fiscali e molto altro? Proprio durante un incontro di lavoro, durante il quale ho dovuto aggiornare manualmente la mia anagrafica, ho riflettuto su quanta carta e inchiostro si sarebbero potuti risparmiare se quei fogli fossero stati digitali e quanti metri cubi di spazio per lo stoccaggio di tutta quella documentazione potevano essere liberati – afferma Alessandro Papini, Brand Manager della società. Firmadoc.cloud rappresenta per le aziende una soluzione efficace anche per il backup delle informazioni, che avviene in automatico, agevola l’archiviazione e la tracciabilità dei file e riduce al minimo i costi di gestione, oltre a minimizzare il rischio di perdita di dati».
Quanto cosa la documentazione interna?
Secondo una ricerca diffusa da Firmadoc, considerando che ogni foglio prodotto costa circa 2 euro l’anno, che ogni individuo ne stampa, in media, 32 al giorno e che il 75% della modulistica è in formato cartaceo, la cifra relativa alla documentazione interna prodotta rischia di essere molto elevata.
Tuttavia, alcuni studi hanno messo in luce che eliminare la stampa di 1 foglio su 5 ridurrebbe di circa 800mila tonnellate le emissioni inquinanti. Diminuire l’uso della carta, quindi, significa salvare alberi (per produrre 1 tonnellata di carta vergine occorrono 15 alberi) e risparmiare denaro.
