L’automazione continua. Il fine è sempre lo stesso, ovvero intervenire sui processi manuali e dispendiosi per renderli snelli, rapidi ed efficienti, ma in questi anni sta cambiando il mix di tecnologie a disposizione, tanto che automazione non fa più rima unicamente con RPA e spunta anche l’intelligenza artificiale a rimpolpare il mix tecnologico da implementare.
E se non bastasse, ormai è diffusa la consapevolezza tra gli istituti di credito di come l’automazione non sia puramente una questione tecnologica: gli aspetti organizzativi diventano fondamentali per riuscire a proseguire con una visione strategica nei percorsi di automation, ormai intelligente, in banca.
Strutture ad hoc e team interfunzionali per guidare l’automazione
Come sottolineato dal rapporto ABI Lab 2025, trasversalità e partecipazione estesa diventano due concetti imprescindibili per le banche che lavorano sull’automazione: tre banche su cinque (61%) hanno realizzato una struttura ad hoc per gestire le iniziative di automation che, nella maggiore parte dei casi, opera nell’ambito di modelli ibridi che prevedono anche la presenza di team interfunzionali.
Spesso la struttura dedicata all’automazione è collocata all’interno della funzione IT, a volte nella funzione organizzazione, mentre è più raro che sia presente all’interno della funzione Operations.
Indipendentemente da un presidio accentrato, però, l’81% delle realtà si prepara alla costituzione di team interfunzionali che, oltre all’IT, coinvolgono anche l’Organizzazione (nell’81% dei casi) e le Operations/Back Office (71%). Tra gli istituti di credito più lungimiranti, c’è anche chi ha deciso di introdurre all’interno di questo team la funzione Compliance (1 banca su 4).
Due terzi delle banche, inoltre, prevede di aumentare il numero di FTE coinvolti, sia all’interno delle strutture ad hoc, sia nei team interfunzionali.
L’automazione parte dalle azioni ripetitive
Ma come sono identificati i processi da automatizzare? Spesso le iniziative nascono dall’ascolto dei dipendenti, dalla raccolta di idee e criticità da parte delle strutture operative (per l’81% delle banche), altre volte (per il 56%) da attività di monitoraggio delle performance di processo.
Anche se il driver principale continua a essere la presenza di task ripetitivi e manuali, senza alcun valore aggiunto per le risorse bancarie.
Cosa lasciare in house e cosa esternalizzare
Una volta identificati gli ambiti di intervento e condotto un risk assessment delle iniziative (di prassi per 3 banche su 5), per gli istituti è prioritario definire il modello di sourcing operativo e scegliere quindi quali elementi dell’automazione gestire internamente e quali invece esternalizzare. Solitamente, le fasi iniziali di impostazione, roadmap e analisi dei processi restano in house, come il monitoraggio post implementazione. Mentre l’analisi tecnica e lo sviluppo sono spesso dati in outsourcing.
Metodologie di lavoro: lean o agile?
Le metodologie di lavoro sono naturalmente le più moderne e diffuse: la metodologia agile è scelta dal 65% delle banche, il 54% segue un approccio data-driven e nel 46,2% dei casi, invece, le azioni di Process Automation vengono integrate in un approccio lean, puntando alla riduzione dei costi e a una maggiore efficienza.
Trasformazione culturale e formazione
Lo sguardo, in tutti questi modelli, è rivolto alla ottimizzazione della sinergia tra uomo e macchina, ma un percorso di automazione non può prescindere da un arricchimento delle competenze. Le banche sono consapevoli di come la process automation porti a una trasformazione culturale e di ruoli, con ricadute su tutte le persone che affrontano il passaggio a un nuovo modello operativo.
Molte realtà puntano dunque a un maggiore coinvolgimento degli specialisti di processo in progetti di cambiamento, incentivano la job rotation e rivedono i perimetri operativi. Ed emerge anche la necessità di andare a identificare nuovi ruoli che si devono occupare della manutenzione e del governo delle piattaforme di automazione.
Essenziale per le banche è anche l’attivazione di programmi formativi per sviluppare le competenze da affiancare ai progetti di Process Automation. In particolare, per rispondere a due esigenze principali: da un lato rafforzare le competenze specialistiche (Project Management, Process Analys e così via), dall’altro diffondere nuove conoscenze tra le persone, in una ottica di multidisciplinarietà e polivalenza delle risorse.
I risultati dell’RPA
Per quanto invece riguarda il mero apporto tecnologico, il ventaglio di soluzioni che possono trovare spazio nell’automazione è in continua espansione. I paradigmi più consolidati sono naturalmente quelli legati alla Robotic Process Automation (RPA), che ha portato a buoni risultati soprattutto nell’ambito dei processi dell’area Incassi e Pagamenti (per il 71,4% del campione) e dell’area Credito (66,7%). Anche se sono ancora poche le banche che misurano effettivamente il ROI delle iniziative di automazione (36%).
Ma ora l’RPA va a braccetto con l’intelligenza artificiale, già impiegata in circa due terzi delle banche all’interno dei processi di supporto alle iniziative di automation. L’intento è accelerare i percorsi di automazione e agevolare anche il lavoro degli specialisti di processo, che si trovano ad affrontare sfide crescenti.
Gli ostacoli tecnologici: core banking in testa
Permangono infatti degli ostacoli tecnologici in queste iniziative. Le banche evidenziano anche particolari complessità nella integrazione degli strumenti di automazione, in primis con le piattaforme di core banking: qui il livello di criticità avvertito è alto o medio-alto per oltre la metà degli istituti, per via della permanenza di infrastrutture legacy che limitano l’innovazione dei processi e l’adozione di tecnologie avanzate, come l’AI. Altro nodo da sciogliere è poi la integrazione con gli strumenti di data governance, problematico per il 36% delle realtà.
Questo articolo è stato pubblicato sul numero di luglio/agosto 2025 di AziendaBanca ed è eccezionalmente disponibile gratuitamente anche sul sito web. Se vuoi ricevere AziendaBanca, puoi abbonarti nel nostro shop.
