L’end-to-end parte dal primo contatto. E le banche dovrebbero avviare un progetto di smaterializzazione guardando all’intero processo documentale, adottando delle piattaforme capaci di catturare, interpretare e classificare in modo automatico tutte le informazioni presenti nei documenti che entrano in azienda. Per poi indirizzarle al giusto processo all’interno dell’organizzazione.
Una fase che Kofax sintetizza con l’espressione “First Mile”: «una strategia che riesce a coniugare le informazioni che passano dal front end con le applicazioni e i processi che governano il back office – racconta Massimiliano Botta, Regional Vice President di Kofax. Con lo scopo di aiutare i clienti a governare il mare magnum di documenti utili alla gestione del business: perché oggi le informazioni sono raccolte attraverso svariati canali, dal mobile al web, passando per email e contratti cartacei stipulati in filiale, e presentano quindi anche formati diversi. La dematerializzazione quindi non si può limitare alla digitalizzazione di documenti e all’applicazione di una firma elettronica, ma deve diventare una strategia capace di portare efficienza all’interno dei processi».
Estrazione del dato automatizzata
Con questo scopo Kofax ha creato un software capace di estrarre da qualsiasi tipo di documento, cartaceo o digitale, le informazioni presenti interpretandole: nome, cognome, via, codice fiscale, importi, etc. Unificare il formato dei documenti digitali così da poterli visualizzare con qualsiasi applicazione presente in azienda, e inviarli in modo automatico a ogni processo di business specifico. «Non ha più senso infatti creare manualmente dei repository di indicizzazione per poi velocizzare il recupero delle informazioni utili – prosegue Botta. La soluzione, infatti, interpretando i dati presenti nei documenti, le distribuisce in modo automatico alla divisione organizzativa che ne avrà necessità, senza alcun intervento del personale».
Ottimizzare la gestione documentale e il processo
Un esempio concreto: arrivata una fattura, la piattaforma di Kofax è capace di separarla dagli altri documenti presenti, estrapolare i dati, uniformare il formato e inviarla in SAP, compiendo inoltre un controllo sui possibili errori presenti. «Si ottimizza, quindi, la gestione dei documenti che alimentano il processo stesso – specifica Botta. Nel caso dell’erogazione di un mutuo, anziché importare manualmente e fotocopiare tutti i documenti che compongono la pratica di approvazione, si può utilizzare una “smart process application”: una mini-applicazione che alimenta l’applicativo di core business, elimina l’intensa interazione tra le persone, che ha inoltre un costo molto alto, per acquisire in automatico tutti i documenti utili all’approvazione di una richiesta di un mutuo».
Reporting e BI per conoscere le priorità
Una vera e propria soluzione di business process management, che permette di catturare le informazioni sensibili presenti nei documenti anche tramite la fotocamera dello smartphone, oltre che attraverso degli scanner e piattaforme web based integrate nelle architetture già presenti in azienda. «Inoltre, grazie ai sistemi di reporting e di business intelligence, integrati nella soluzione, le banche possono operare un controllo dinamico sulle informazioni raccolte – sottolinea Botta – e persino scegliere di dare priorità a una pratica piuttosto che a un’altra».
La firma elettronica: un di cui di un processo più ampio
A quel punto si otterrà un fascicolo interamente elettronico in cui sono presenti tutti i documenti utili alla erogazione del credito e passare, quindi, alla firma elettronica avanzata per concludere il processo. «La dematerializzazione, quindi, non riguarda semplicemente la smaterializzazione di un pezzo di carta – sottolinea Botta – ma l’ottimizzazione di un intero processo aziendale, capace di offrire maggiore efficienza alla banca. Per ora le banche si limitano a dematerializzare i documenti per porli in repository creati ad hoc per la condivisione delle informazioni, eppure questa attività può diventare una strategia di business».
BUSINESS CASE: BANCA POPOLARE DI MILANO
ALLO SPORTELLO PER DEMATERIALIZZARE I PROCESSI
Banca Popolare di Milano ha integrato in sei mesi la piattaforma Kofax per digitalizzare le disposizioni in agenzia tramite una gestione centralizzata di tutti i documenti dispositivi che entrano in banca. «Abbiamo installato dei componenti di workflow e una soluzione di identificazione dei contenuti integrata direttamente nella loro piattaforma web accessibile anche allo sportello – chiarisce Stefano Capra, Senior Sales Account Executive di Kofax. Direttamente in filiale, i documenti vengono scansionati, verificati e inviati al loro Smart Center: struttura di governo centralizzata verso cui vengono indirizzate tutte le pratiche relative a servizi e prodotti sottoscritti dalla clientela».
Dall’anticipo fatture all’F24
Una soluzione scalabile e flessibile che per ora viene utilizzata per l’anticipo fatture richieste dalle PMI, ma che presto troverà applicazione anche per gli F24, i bonifici e tutta la documentazione richiesta dalla clientela. «I dati all’interno delle fatture vengono destrutturati ed estrapolati da ogni singolo documento – spiega Capra – e la soluzione, in modo autonomo, capisce dove andare a recuperare le varie informazioni: l’importo, la partita IVA, etc.».
Digitalizzare tramite smartphone: le potenzialità multicanale
Ma la prossima frontiera delle soluzioni Kofax è multicanale. «Attraverso lo smartphone, infatti, è possibile catturare le informazioni con la stessa efficienza – conclude Capra – dando al cliente la possibilità di disporre automaticamente le sue richieste collegandosi direttamente al back office della banca. Una evoluzione di quello che già facciamo attraverso i software integrati nelle app di mobile banking per la cattura tramite fotocamera dei dati presenti nei bollettini postali: una modalità estremamente tecnica, che però non pesa sull’utente, perché è la tecnologia che si occupa di indicizzare tutte le informazioni. Lasciando al cliente l’ultima parola: in un click».
Questo articolo è stato pubblicato su AziendaBanca di maggio 2015
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