In Italia si risparmierebbero 7 euro a fattura se queste fossero gestite in formato elettronico e si potrebbe arrivare a un risparmio di 5,2 euro per ogni singolo documento vidimato attraverso la firma elettronica. È quanto affermato da Giovanni Manca, esperto di digitalizzazione documentale nella PA e sicurezza ICT, in occasione del primo appuntamento della seconda edizione del roadshow Key4paperless.
La gestione documentale in banca
In Italia, d’altronde, sono circa 600 miliardi i fogli legati ad attività di business potenzialmente dematerializzabili: ovvero, quasi 45 miliardi di documenti appartenenti a un migliaio di tipologie diverse e che richiedono 10 miliardi di ore all’anno di lavoro. Numeri che riguardano anche il mondo bancario, dove la sola Docugest, società del Gruppo Cedacri che si occupa di gestione documentale, tratta «8 milioni di documenti all’anno e 20 milioni di assegni con vagli e pin stampati – commenta Pietro Santi, Amministratore Delegato della società. Tutta la gestione del documento, sia in entrata sia in uscita, può essere trattata in modalità elettronica: conduciamo una analisi sui documenti, procediamo con la scomposizione degli allegati (ad esempio gli assegni), li scansioniamo e li indirizziamo verso gli uffici preposti, provvedendo a indicizzare i dati all’interno del sistema informativo della banca cliente in una logica di workflow».
Dematerializzare le comunicazioni aziendali
Gli investimenti più ingenti, però, riguardano la gestione elettronica delle comunicazioni interne alla banca. «Il 10% della posta che circola tra gli uffici bancari, ovvero solleciti, gestioni contrattuali, etc., è ancora cartaceo – afferma Santi. Per permettere alle banche di limitare anche questi costi, abbiamo avviato presso un cliente storico la sperimentazione di una soluzione che permette di saltare tutti i tradizionali processi: stampa della lettera, imbustamento, spedizione, etc. e anche il problema della definizione degli indirizzi, grazie alla creazione di una digital mailroom. Inoltre, analizziamo anche le mancate consegne, così da inoltrare le giuste segnalazioni e correggere i dati erronei, con un risultato immediato».
Il trend del momento: la firma allo sportello
Ma la vera novità del momento sembra essere rappresentata dalla firma grafometrica, ora sempre più utilizzata in ottica paperless per i documenti di cassa. «Alla fine del 2013 abbiamo portato a termine le prime sperimentazioni in ambito firma grafometrica presso alcune delle nostre sette banche clienti – racconta Fabio Calzolari, Responsabile Commerciale Area Nord Italia, Business Unit documentale di Credemtel. Le banche oggi sono costrette ad attrezzarsi di questi nuovi strumenti di gestione documentale per andare incontro alle esigenze dei clienti, orientati verso la digitalizzazione, capace inoltre di semplificare anche l’amministrazione aziendale».
Quattro tipologie di firma
Tuttavia, non si può parlare solo di firma biometrica, in quanto gli strumenti di firma sono tanti e diversi. «Ma ciascuno risponde a specifiche esigenze – precisa Gianni Sandrucci, CEO di ItAgile. Allo sportello, ad esempio, le banche producono all’anno ben 4 miliardi di documenti cartacei l’anno, dematerializzabili ab origine attraverso la firma grafometrica e la Firma Elettronica Avanzata. Tuttavia, quando ci si sposta sulla operatività online dei clienti, è necessario utilizzare un altro processo, quello della firma remota qualificata o la FEA, utilizzabile solo quando la clientela è già stata identificata una prima volta in filiale. Infine, c’è la firma automatica, più consona a flussi documentali come la fatturazione elettronica. Quattro tipologie differenti di firma capaci di rispondere alle tante esigenze bancarie e che abbiamo già implementato presso alcuni importanti gruppi: UBI Banca, BPM, ICCREA Banca, Cariparma Crédit Agricole, Banca Marche e Banca d’Italia».
Tra 5 anni l’80% dei processi sarà paperless
Il percorso verso il paperless è quindi inarrestabile, secondo Sandrucci, eppure le resistenza non mancano: «la dematerializzazione dei processi autorizzativi interni potrebbe portare dei reali vantaggi al mondo bancario che, per ora, preferisce limitarsi a introdurre logiche paperless allo sportello o per offrire servizi online ai propri clienti – conclude Sandrucci. La strada, quindi, è ancora lenta, lunga e complicata ma non esiste un percorso alternativo. Di conseguenza, tra cinque anni l’80% dei processi bancari sarà dematerializzato».
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