FAR Networks ha digitalizzato trasferte, acquisti e rimborsi, eliminando gli anticipi personali e la conservazione cartacea dei giustificativi. Un progetto che ha permesso di ridurre il tempo dedicato alla gestione mensile delle note spese, da due giorni a sole quattro ore, grazie alla collaborazione con Soldo.
In precedenza, il processo si basava sulla raccolta degli scontrini cartacei e sulla compilazione delle note spese tramite fogli di calcolo.
Il personale amministrativo doveva quindi spesso sollecitare i colleghi per recuperare i giustificativi mancanti e verificare eventuali errori di digitazione o di calcolo, con ricadute anche sulle tempistiche necessarie per preparare e trasmettere i dati allo studio paghe.
Le aree da migliorare
La gestione degli anticipi costituiva un’ulteriore fonte di complessità. Dipendenti e collaboratori impegnati in trasferte potevano trovarsi a sostenere personalmente spese per migliaia di euro, per poi attendere il rimborso.
Nei casi in cui l’azienda erogava anticipatamente le somme tramite bonifico, diventava invece necessario ricostruire le singole voci e verificare quanto effettivamente utilizzato, aggiungendo un ulteriore passaggio alla rendicontazione.
Come funziona il nuovo sistema
FAR Networks ha quindi scelto Soldo per riunire in un unico sistema la gestione delle trasferte, degli acquisti aziendali, delle certificazioni informatiche, dei rimborsi chilometrici e delle note spese.
Oggi la piattaforma conta circa 80 utenti attivi: circa 60 dispongono di una carta Soldo, mentre 5 carte di gruppo sono assegnate a funzioni specifiche, tra cui Finance, IT e Acquisti.
Le carte vengono alimentate tramite un wallet principale e un sistema di ricarica automatica che mantiene disponibili i fondi necessari, senza dover richiedere una nuova approvazione a ogni trasferta.
Anche chi non dispone di una carta o sostiene una spesa con un altro metodo di pagamento può registrarla direttamente tramite l’app mobile e presentare la relativa richiesta di rimborso.
Il giustificativo viene fotografato subito dopo l’acquisto, associato digitalmente alla relativa spesa e reso disponibile al team amministrativo.
A questo processo FAR Networks ha affiancato, nel giugno 2024, il servizio di archiviazione sostitutiva, che ha consentito di eliminare la conservazione dei documenti cartacei nel rispetto delle disposizioni dell’Agenzia delle Entrate.
Reportistica e vantaggi in termini di tempo
La trasformazione riguarda anche la fase conclusiva del processo. Attraverso la reportistica di Soldo, il team Finance può esportare i dati in un file Excel personalizzato e pronto per l'invio allo studio paghe.
Oltre ad aver portato da due giorni a quattro ore il tempo necessario per la riconciliazione delle note spese, FAR Networks stima una contrazione compresa tra il 30% e il 50% dei tempi complessivi di chiusura mensile.
Composto da FAR Networks e Green Team, e recentemente ampliato con l’acquisizione di Videogecom, il gruppo conta più di 160 persone.
«In FAR crediamo nella tecnologia come leva per governare la complessità e creare valore – ha dichiarato Nicola Fracassi, CEO di FAR Networks. L’introduzione di Soldo è un esempio concreto di come applichiamo questi principi anche ai nostri processi interni, migliorando efficienza ed esperienza delle persone».
«L’esperienza di FAR Networks mostra che la gestione delle spese non è soltanto un processo amministrativo, ma un punto d’incontro tra controllo finanziario, produttività e attenzione alle persone – ha concluso Eliana Tettamanti, Manager Customer Success Italy di Soldo. Rendere disponibili i fondi quando servono, acquisire subito i giustificativi e offrire al Finance dati già organizzati permette di ridurre le inefficienze lungo l’intero processo. La digitalizzazione genera valore proprio quando riesce a migliorare contemporaneamente i risultati aziendali e l’esperienza dei dipendenti».
