Il 2026 si è aperto con una grande novità per quanto riguarda le regole nella gestione dei pagamenti digitali e nella rendicontazione fiscale. Tutti gli esercenti devono infatti associare i dati del registratore di cassa i corrispondenti dati dei gestori dei loro pagamenti tecnici.
Una innovazione legislativa attesa da tempo e a cui il settore si stava preparando. E che finalmente entra nel vivo, creando una relazione chiara tra corrispettivi fiscali e pagamenti elettronici, e dando vita a un sistema che permette all'Agenzia delle Entrate di controllare e monitorare in modo molto più efficace.
Una notevole stretta a una parte dell'evasione fiscale, che richiede però ai commercianti di aggiornare o integrare i propri sistemi, in base alle linee guida ufficiali pubblicate dall'Agenzia delle Entrate.
Principali riferimenti legislativi e provvedimenti attuativi
Nel lontano 2015, il D.Lgs. 127 chiede ai commercianti di memorizzare e trasmettere telematicamente i corrispettivi. Negli anni successivi, altre leggi hanno rafforzato l’obbligo di usare il POS e di accettare pagamenti elettronici sopra soglie sempre più basse.
La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, commi 74-77) ha introdotto la novità più significativa: dal 1° gennaio 2026 diventa obbligatorio il collegamento logico tra ogni POS e il registratore telematico. Non serve un collegamento fisico, basta un’associazione online tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate.
Questo sistema serve a fare in modo che ogni incasso elettronico venga collegato in modo chiaro al documento commerciale emesso. Il provvedimento operativo del 31 ottobre 2025 ha fissato anche la «finestra» iniziale in cui procedere al collegamento, dando tempo agli esercenti di regolarizzarsi.
Che cosa cambia
Concretamente, ogni volta che si riceve un pagamento elettronico, questo sarà riconducibile in maniera inequivocabile al registratore e al negozio o punto vendita dove è stato effettuato. Non è lasciata più alcuna possibilità di ambiguità per quanto riguarda gli importi incassati tramite POS.
L’Agenzia delle Entrate riceverà quotidianamente i dati elettronici dei movimenti POS tramite il Sistema di Interscambio (SDI), che include la natura dell’operazione, il codice fiscale e l’identificativo del terminale. Questo flusso continuo permette controlli automatici e confronto con le vendite dichiarate.
Ruolo delle banche e degli operatori POS nella trasmissione dei dati
Le banche e i circuiti dei pagamenti elettronici sono chiamati a una funzione molto precisa: trasmettere all’Agenzia delle Entrate i dati delle transazioni avvenute tramite POS, ogni mese. La novità non sta solo nella frequenza, ma soprattutto nei dettagli: ora i dati comprendono informazioni su ogni singola transazione, l’identificativo del dispositivo, l’importo, la data e il codice fiscale dell’esercente.
Senza la collaborazione tra operatori del settore e Agenzia delle Entrate tutto questo meccanismo perderebbe di efficacia. I fornitori POS devono quindi aggiornare i propri sistemi, seguendo le direttive operative, per garantire che la trasmissione dei dati sia sempre esatta. Qualsiasi errore può emergere subito, grazie a confronti automatici tra i flussi bancari e quelli dei registratori telematici.
Il collegamento tra dispositivi POS e registratore telematico
Tutta la procedura si svolge nell’area riservata "Fatture e Corrispettivi" dell’Agenzia, dove bisogna entrare usando SPID, CIE o altre credenziali riconosciute. L’esercente, o chi agisce per lui con delega, seleziona sia il dispositivo POS che il registratore da collegare, scegliendo tra quelli già censiti a sistema. In pratica, l’associazione è solo logica e basta inserirla online: non c’è nessun cavo da collegare fisicamente.
Viene così creato e salvato un legame specifico tra ogni POS e uno (o più) registratori telematici, tracciando sempre l’unità locale dove si trovano.
Ecco il processo, in estrema sintesi:
- si accede con le credenziali assegnate dall’Agenzia delle Entrate, nella sezione “Fatture e Corrispettivi” del sito;
- si vedrà una area dedicata, ancora in fase di predisposizione, con un elenco degli strumenti di pagamento, come i terminali POS, che già risultano in uso da parte dell'esercente. Queste informazioni sono state comunicate dagli operatori finanziari loro fornitori: se hai un POS o un altro sistema di pagamento digitale, dovresti trovarlo nell'elenco.
- a questo punto, si seleziona il dispositivo interessato e lo si associa al registratore telematico, anche questo presente nel sistema. Per chi trasmetterà gli scontrini giornalieri direttamente tramite la procedura web dell’Agenzia delle Entrate, l’associazione sarà gestita all’interno dello stesso processo online.
Gestione dei dispositivi e identificativi univoci
Ogni dispositivo deve essere registrato con il suo codice identificativo. Questi dati sono fondamentali per ricostruire le transazioni: l’identificativo del POS, quello del registratore telematico, più l’indirizzo dell’attività dove sono operativi.
Se un negozio lavora con più POS o diversi registratori, può registrare tutte le combinazioni, pur rispettando che ogni pagamento elettronico sia riconducibile a un’unica cassa. Si evita così confusione e si tiene traccia di ogni movimento, anche perché alcune attività con più sedi affrontano situazioni complesse.
Implicazioni per la certificazione dei corrispettivi POS
Con questo nuovo collegamento, i movimenti registrati via POS finiscono direttamente tra i corrispettivi giornalieri comunicati all’Agenzia delle Entrate, senza passaggi intermedi. Tutto si gioca in tempo reale: appena arriva un pagamento elettronico, la cassa telematica registra e invia i dati.
In caso di mancata corrispondenza tra quanto pagato al POS e ciò che risulta come scontrino, la differenza emerge subito e può portare a segnalazioni o richieste di chiarimento: qui la trasparenza è quasi totale.
A lungo termine, la certificazione dei corrispettivi POS diventa molto più affidabile, ma anche più severa: meno spazio per errori o dimenticanze, più attenzione sulle discrepanze.
Come funziona la trasmissione automatica dei dati POS
I dati che vengono inviati includono informazioni come l'identificativo univoco del dispositivo POS utilizzato, il codice fiscale dell'esercente, la natura dell'operazione (ad esempio, se si tratta di un incasso, uno storno, un rimborso) e, naturalmente, gli importi interessati.
La frequenza di questa trasmissione è generalmente giornaliera, con dati aggregati che confluiscono poi in flussi periodici, spesso mensili, verso l'Agenzia delle Entrate.
Integrazione tra sistema SDI e corrispettivi giornalieri
I dati provenienti dai dispositivi POS non vengono più inviati tramite canali separati o meno strutturati, ma transitano attraverso lo SDI, lo stesso sistema utilizzato per la trasmissione delle fatture elettroniche e dei corrispettivi telematici.
Questa integrazione è fondamentale perché permette un confronto diretto e automatico tra i pagamenti elettronici registrati dal POS e i corrispettivi giornalieri che l'esercente è tenuto a certificare.
In pratica, l'Agenzia delle Entrate può verificare quasi in tempo reale se gli incassi elettronici corrispondono a quanto dichiarato e certificato, segnalando eventuali scostamenti.
Confronto tra flussi POS e vendite dichiarate
Il confronto tra i dati dei flussi POS e le vendite dichiarate è il cuore dei controlli fiscali moderni in questo ambito. L'Agenzia delle Entrate, grazie ai dati trasmessi tramite SDI e associati univocamente a ciascun esercente e dispositivo, può effettuare analisi comparative dettagliate.
Questo incrocio di informazioni permette di individuare potenziali anomalie, come ad esempio un volume di pagamenti elettronici significativamente superiore ai corrispettivi registrati o dichiarati in un determinato periodo.
Tali discrepanze, se non adeguatamente giustificate dall'esercente, possono far scattare segnalazioni automatiche, lettere di compliance o, nei casi più seri, avviare procedure di accertamento.
Errori e cause comuni di discrepanze nei corrispondenti POS
Capita che un'operazione di storno o un reso venga effettuata dopo che l'incasso originale è già stato registrato. Questo può creare una situazione in cui il terminale POS mostra due movimenti distinti, uno di addebito e uno di accredito, che se non gestiti correttamente possono apparire come due transazioni separate nei flussi di dati.
Pagamenti non allineati tra POS e registratore
Uno dei problemi più frequenti riguarda la tempistica con cui le transazioni vengono registrate sia sul dispositivo POS che sul registratore telematico (RT). Se, ad esempio, uno scontrino viene emesso il giorno successivo all'operazione POS, o se le registrazioni non sono perfettamente allineate tra il sistema bancario e quello del registratore, si possono creare delle discrepanze.
Anche gli acconti o le caparre ricevute tramite POS, che magari non sono ancora state completamente contabilizzate come ricavo nel periodo di riferimento, possono generare scostamenti temporanei.
Gestione di mance, acconti e transazioni non definitive
Ci sono poi situazioni particolari che possono confondere i sistemi di controllo. Le mance, ad esempio, se incassate tramite POS ma senza emettere lo scontrino separatamente, possono apparire come un incasso aggiuntivo non giustificato.
Allo stesso modo, le transazioni non ancora concluse, come le pre-autorizzazioni o gli storni in sospeso, possono apparire nei flussi POS come movimenti temporanei. È fondamentale che questi importi, che non rappresentano un ricavo effettivo o definitivo, vengano gestiti e documentati in modo appropriato per evitare contestazioni.
Errori nell'associazione POS-RT
Un'altra causa di discrepanza può derivare da un'errata associazione tra il dispositivo POS e il registratore telematico. Questo può succedere se lo stesso POS viene utilizzato su più registratori, magari in contesti diversi come stand fieristici o punti vendita multipli, oppure se semplicemente il dispositivo è stato censito in modo errato sulla piattaforma dell'Agenzia delle Entrate. Una corretta identificazione univoca di ogni POS e il suo collegamento al rispettivo registratore telematico sono passaggi chiave per evitare questi disguidi.
Controlli automatici e lettere di compliance sui corrispondenti POS
L'Agenzia delle Entrate ha messo a punto dei sistemi che confrontano in automatico diverse informazioni. In pratica, i dati che arrivano dagli operatori POS, quelli trasmessi tramite il registratore telematico e le dichiarazioni dei redditi vengono messi a confronto.
Se ci sono delle differenze significative, soprattutto tra gli incassi elettronici e quelli dichiarati, il sistema segnala un'anomalia. Questo controllo incrociato è diventato uno strumento fondamentale per l'amministrazione finanziaria per individuare potenziali incongruenze. Non si tratta di un'accusa, ma di un primo passo per capire se ci sono delle discrepanze che meritano un approfondimento.
Modalità di invio delle lettere di compliance
Quando i controlli automatici rilevano delle discrepanze, l'Agenzia delle Entrate invia una comunicazione, comunemente chiamata 'lettera di compliance'. Questo non è un atto di accertamento vero e proprio, ma un invito a fornire chiarimenti o a regolarizzare la propria posizione. La lettera solitamente elenca i periodi o i giorni in cui sono state riscontrate le anomalie, specificando gli importi che non quadrano tra i pagamenti elettronici e i corrispettivi dichiarati.
È importante non sottovalutare queste comunicazioni. Ricevere una lettera di compliance è un'opportunità per il contribuente: rispondere in modo tempestivo e documentato può aiutare a risolvere la questione in modo bonario, evitando sanzioni più pesanti o l'avvio di un accertamento formale.
Possibilità di regolarizzazione e risposta ai rilievi
Affrontare una lettera di compliance richiede attenzione. La prima cosa da fare è analizzare con cura le incongruenze segnalate dall'Agenzia. Se si tratta di errori materiali, duplicazioni contabili o altre sviste, è possibile correggerle tramite l'istituto del ravvedimento operoso, pagando sanzioni ridotte. Se invece le differenze derivano da operazioni legittime ma non immediatamente evidenti, come ad esempio acconti, caparre, o vendite che non sono state registrate tramite POS per motivi specifici, è necessario produrre la documentazione che ne attesti la correttezza.
Una risposta ben strutturata, che alleghi tutte le prove necessarie e spieghi in modo esaustivo le ragioni delle discrepanze, può portare all'archiviazione della segnalazione. Ignorare la lettera o fornire risposte generiche, invece, aumenta il rischio che l'Agenzia proceda con un accertamento più approfondito, con conseguenze potenzialmente più onerose.
Sanzioni in caso di errata o omessa trasmissione dei corrispondenti POS
Quando i dati dei corrispettivi elettronici non vengono trasmessi correttamente o, peggio ancora, vengono omessi, le conseguenze per gli esercenti possono essere serie. La normativa prevede infatti delle sanzioni pecuniarie che non vanno sottovalutate.
A partire dal 2026, il mancato collegamento tra il dispositivo POS e il registratore telematico viene equiparato alla mancata installazione di quest'ultimo, con possibili multe che vanno da 1.000 a 4.000 euro. Inoltre, in casi di violazioni ripetute, si può arrivare persino alla sospensione della licenza commerciale.
Il D.L. 39/2024 ha introdotto, per chi ritarda o non invia i dati POS necessari per il credito d'imposta sulle commissioni, sanzioni che variano da 2.000 a 21.000 euro per ogni singola violazione, senza possibilità di applicare il cumulo giuridico. È importante ricordare che l'Agenzia delle Entrate effettua controlli incrociati e, in caso di discrepanze, invia lettere di compliance.
Se non si risponde o non si regolarizza la situazione, si rischia un accertamento formale. La responsabilità ricade sull'esercente, ma anche gli operatori POS possono essere coinvolti in caso di negligenza nella gestione dei dati. Sebbene le sanzioni siano significative, la normativa offre anche la possibilità di ravvedimento operoso, che permette di ridurre l'importo delle sanzioni versando quanto dovuto prima che l'Agenzia formalizzi l'accertamento.
Profili critici e soluzioni per l’adeguamento ai nuovi obblighi POS-cassa
Adeguarsi alle nuove regole che collegano i dispositivi POS al registratore telematico può presentare delle sfide, specialmente per le piccole attività commerciali. La compatibilità dei sistemi esistenti è un punto su cui riflettere: non tutti i registratori di cassa o i terminali POS potrebbero essere immediatamente pronti per questa integrazione. Potrebbe essere necessario un aggiornamento delle attrezzature, con relativi costi. È fondamentale verificare la compatibilità dei propri strumenti con le specifiche tecniche richieste dall'Agenzia delle Entrate.
L'impatto economico, poi, non va sottovalutato, soprattutto per chi ha margini ridotti. Fortunatamente, gli operatori POS e i fornitori di registratori telematici stanno sviluppando soluzioni e offrendo supporto per facilitare questo passaggio. Esistono strumenti pensati per semplificare la compliance, ma è sempre bene informarsi bene e magari chiedere consiglio a un professionista per scegliere la soluzione migliore e non trovarsi impreparati di fronte a eventuali controlli.
Strumenti di difesa e documentazione a tutela degli esercenti
Prove tecniche e consulenze in caso di contestazioni
Quando arriva una contestazione sui corrispettivi POS, spesso si pensa che il dato elettronico sia in qualche modo infallibile. Però, chi gestisce un negozio lo sa bene: errori e discrepanze possono capitare.
Può essere utile affidarsi a un consulente tecnico di parte, magari un commercialista o un professionista che conosca sia i flussi bancari, sia quelli registrati nei sistemi di cassa. Ricostruire gli incassi effettivi, mostrando documenti originali e rapporti POS, può cambiare il corso di un accertamento. Le banche e i gestori POS sono responsabili per l’esattezza dei dati, quindi ogni anomalia andrà segnalata e, se necessario, corretta.
Difesa nel contraddittorio e in udienza tributaria
Nel caso di accertamento digitale, il contribuente ha sempre diritto a essere ascoltato prima che venga emesso un atto formale. Questo significa che l’esercente può presentare una memoria e ogni documento che aiuti a spiegare la differenza tra incassi dichiarati e flussi elettronici. In udienza, è importante mostrare chiaramente l’origine di ogni scostamento – acconti, storni, periodi contabili diversi: tutto deve essere spiegato. La difesa, insomma, non si basa solo sui numeri ma sulle motivazioni concrete che li giustificano.
Quando l’atto di irrogazione delle sanzioni non spiega bene la metodologia usata o non fornisce dettagli specifici sulle operazioni contestate, si può chiedere l’annullamento.
Ruolo delle evidenze digitali e delle memorie integrative
Le evidenze digitali diventano sempre più preziose quando si tratta di tutela. Salvataggi di schermate, tracciati dei sistemi di gestione, email con la propria banca o con il service POS: questa documentazione, anche se all’apparenza banale, può fare la differenza. Se manca chiarezza tra quanto inviato dal POS e quanto trasmesso al registratore, una memoria integrativa basata su questi dati può rafforzare la propria posizione. Il consiglio è di conservare tutto ciò che può aiutare a ricostruire la storia dei movimenti.
Avere a portata di mano questa documentazione permette di affrontare controlli e verifiche senza panico, ma con strumenti validi per spiegare e – dove serve – difendersi con efficacia.
