Rivedere i processi interni in ambito gestione documentale per migliorare l’efficienza e ridurre i costi. È questa una delle priorità di business emerse dalla ricerca Canon, commissionata a NetConsulting, in cui sono state coinvolte 420 aziende (il 40% appartenente ai settori Finance/Retail/Logistica/Servizi/Utilities), gli IT Manager e i Responsabili Acquisti/Amministrativi.
Efficienza e più semplicità nella ricerca dei documenti
Nel complesso, in uno scenario sempre più competitivo oltre un quarto delle aziende intervistate pone al primo posto, come obiettivo di business a breve termine, l’espansione in Italia o all’estero (36% del campione) e, subito dopo, vede come priorità la revisione in ambito gestione documentale (27,8%). Di pari passo, viene evidenziata la necessità di una riduzione del consumo di carta, in particolare per le procedure di fatturazione, e di un miglioramento nelle modalità di ricerca dei documenti per risparmiare tempo e denaro.
La carta è sempre presente
Il volume di documenti cartacei prodotti ogni anno, infatti, è ancora molto significativo: la ricerca evidenzia che mediamente in un anno sono prodotte quasi 2 milioni di pagine per azienda, con un picco di oltre 3,5 milioni nelle aziende del settore logistico. Sono soprattutto i reparti amministrativi a gestire le quantità maggiori di documenti cartacei (citati al primo posto per volumi generati dal 60,8% degli intervistati). Questo si traduce in elevati costi di gestione, che rappresentano un aspetto critico, per il 25% degli intervistati, insieme all’elevata complessità derivante dalla gestione di un parco stampanti eterogeneo (per l’11,2%) e obsoleto (il 22% del campione ha un parco installato con età superiore ai 4 anni). Le aziende, tuttavia, continuano a preferire una gestione interna, in particolare quelle di grandi dimensione (oltre il 70%).
L’evoluzione della stampante e la condivisione nel cloud
Dalle risposte degli intervistati si nota tuttavia come l’evoluzione verso forme differenti di gestione documentale richieda l’adozione di nuove stampanti con funzionalità avanzate, come file storage (importante per oltre il 60%), la conversione dei documenti in formato Office (55%) e il mobile printing (40%). Questi risultati aprono quindi la strada a una futura strategia di gestione documentale profondamente diversa da quella attuale, che aiuti le aziende nel contenimento dei costi e le agevoli verso le nuove possibilità offerte dal web per la condivisione di documenti in mobilità e nel cloud, aumentando la collaborazione e la produttività aziendale.
Il Finance non rinuncia alla carta
Tuttavia, il 56% delle aziende italiane rimane a oggi saldamente ancorato all’utilizzo della carta, con punte del 62% nel settore Finance. A questo si contrappone il settore dei Servizi (in cui un peso rilevante è assunto dalle aziende del Travel & Trasportation), il cui livello di digitalizzazione supera il 50%. C’è quindi ancora molto da fare per creare una cultura di Managed Document Services che conduca all’adozione, ad esempio, di archivi digitali validi ai sensi delle leggi italiane (attualmente solo 30% delle aziende analizzate è attrezzata al riguardo) e nella creazione di workflow di procedure digitali (ad esempio, il 61% degli ordini e il 51% delle fatturazioni sono ancora gestiti in parte manualmente).
«Canon è da sempre attenta all’evoluzione e alle esigenze del mercato e questa ricerca ci permette di approfondire maggiormente le necessità dei nostri clienti, supportandoli verso il cambiamento con una strategia di document management altamente personalizzata e scalabile – afferma Teresa Esposito, Marketing and Pre-sales Director B2B di Canon Italia. Grazie alle nostre soluzioni siamo in grado di gestire tutti i processi che riguardano i documenti, garantendo una maggiore efficienza, migliorando la user experience, e permettendo alle aziende di qualsiasi dimensione di concentrarsi sul proprio core business».
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