Cambiare gestore di fatturazione elettronica. È una voce molto cercata su internet in queste prime settimane del 2020. A pensarci bene, è ovvio che sia così. All’inizio del 2019 piccoli imprenditori, artigiani, liberi professionisti e freelance si sono trovati a scegliere, quasi alla cieca, la propria soluzione per la fatturazione elettronica. E, oggi, si sono pentiti.
Insoddisfatti della piattaforma di fatturazione
L’obbligo di legge incombeva (chi sperava in un ennesimo rinvio all’italiana è rimasto deluso) ed era difficile trovare informazioni chiare su qualità e funzioni di servizi completamente nuovi. Figuriamoci per una piccola azienda, che magari faceva le fatture con Excel. Così, tanti tra piccoli imprenditori e partite IVA hanno scelto di “affidarsi” alla soluzione proposta dai rispettivi commercialisti. Purtroppo, non tutti i consulenti hanno effettivamente proposto la piattaforma per la fatturazione elettronica più economica o comoda per il cliente. Altre aziende hanno invece scelto i costosi prodotti di grandi marchi, o piattaforme emergenti (e quasi improvvisate) trovate su Google, per spendere poco.
Migrare le fatture su un nuovo gestore
C’è un grande ostacolo per l’azienda che vuole cambiare gestore di fatturazione elettronica: come fare per tutti i documenti del 2019? E se andassero persi? E se ci fossero problemi? Al di là degli obblighi contrattuali del vecchio fornitore, nessuno ha voglia di tenere per 10 anni le fatture attive e passive negli archivi di un sito che non usiamo più. Abbiamo chiesto a BitandCoffee, FinTech italiana che ha integrato la fatturazione elettronica in un gestionale “a misura di PMI” (e già predisposto all’open banking, ma ne parleremo un’altra volta) qualche dritta su come migrare a un nuovo fornitore di fatturazione elettronica: non solo sceglierne un altro, ma spostare tutti i nostri documenti.
Cambiare SDI in Entratel
In primis, niente paura: se cambiate soluzione di fatturazione elettronica non perderete le prossime fatture. Basta entrate nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate, armarsi di molta pazienza e inserire il codice SDI del nuovo fornitore nel proprio profilo. Tutte le prossime fatture, anche quelle con il vecchio codice, saranno recapitate nella nuova piattaforma.
Migrazione delle fatture in pochi click
Poi viene il bello: spostare tutte le vecchie fatture sul nuovo gestore. In BitandCoffee hanno attivato una procedura di caricamento massivo delle fatture da emesse: si scaricano dalla precedente piattaforma (o dall’Agenzia delle Entrate) e, tramite la funzione “importa”, vengono caricate in lotti (meglio dividerle in gruppi da 30/40 fatture, per non sovraccaricare la piattaforma di vostra scelta). Fatto: le fatture del 2019 sono state spostate. Non solo: piattaforme come BitandCoffee salvano automaticamente le anagrafiche dei vostri clienti. Quando emetterete nuove fatture ai clienti storici, li troverete già memorizzati in piattaforma, con tutti i recapiti e gli indirizzi già sistemati.
E le fatture ricevute?
Funzioni analoghe sono disponibili anche le fatture ricevute. Su BitandCoffee, ad esempio, l’importazione massiva è appena stata implementata e anche in questo caso, a ogni fattura ricevuta viene creata automaticamente una posizione in anagrafica per ciascun fornitore.
