Insieme a Dedagroup Business Solutions e ad Allitude, Banca Popolare delle Province Molisane a inizio marzo ha migrato i propri sistemi informativi. Il buon esito del progetto non è stato impedito dal Covid-19 ed è avvenuto grazie alla gestione da remoto
Migrare i sistemi informativi di un istituto bancario, il cuore nevralgico e delicato di una banca, nel pieno dell’emergenza Coronavirus. È il risultato del progetto che Dedagroup Business Solutions ha concluso con Banca Popolare delle Province Molisane, nonostante le misure di contrasto al Covid-19, gestendo la migrazione da remoto. Un’esperienza che Enrica Cozzini, Responsabile della Transformation Machine di Dedagroup Business Solutions, racconta ad AziendaBanca.
Domanda. Dottoressa Cozzini, la migrazione di un sistema informativo, in particolar modo in una banca, è un progetto estremamente complesso. Ancora di più nel pieno dell’emergenza Covid-19. Come avete fatto?
Risposta. Citando il film Frankenstein Junior, abbiamo dimostrato che “si può fare”. Una migrazione è frutto di un enorme sforzo di team, di cui andare sempre molto fieri. Un lavoro di mesi di meticolosa preparazione che culmina in un week end, seguendo una metodologia frutto di 20 anni di esperienza, in cui abbiamo gestito circa 200 complesse migrazioni, trasformando quello che potrebbe essere vissuto come “un tranquillo weekend di paura” in un momento carico di eccitazione positiva. Una “notte prima del Go live”, come trasferisce il nome del team di lavoro dedicato alle migrazioni.
D. Chi si occupa di un’operazione così delicata come la migrazione di un sistema informativo?
R. In Dedagroup Business Solutions, la unit di Dedagroup dedicata ad abilitare business e nuovi modelli affiancando i clienti attraverso la consulenza, la gestione e progettazione di sistemi tecnologici e informativi, abbiamo creato un insieme di competenze forti e specifiche, che prende il nome di Migration Machine. È grazie a questo team che anche in un momento così complesso a causa della pandemia di Covid-19, siamo riusciti a fare passare serenamente Banca Popolare delle Province Molisane ai nuovi sistemi, compiendo un passo decisivo per il proprio business. Ma anche dimostrando che quello che concretamente si fa oggi porterà del valore importante anche domani.
D. Prima di parlare nello specifico di questa operazione, parliamo delle ragioni che oggi portano una banca a una scelta radicale come la migrazione dei sistemi su cui poggiano il business e i servizi. Quali sono?
R. Sono molteplici. Finora abbiamo visto che può essere dettata da elementi esogeni all’istituto, come la necessità di uniformarsi alle scelte delle capo gruppo, pensiamo alle BCC; oppure l’effetto di operazioni di fusioni o acquisizioni, che forse l’impatto della pandemia accelererà. O, ancora, la chiusura dell’outsourcer su cui si appoggiano, come nel caso di BPPM. Ma può naturalmente essere frutto di decisioni interne funzionali al miglioramento del modello organizzativo e di business della banca.
D. La sfida dell’open banking porterà alcune banche a optare per una migrazione?
R. Oggi è di gran lunga l’elemento che sta contribuendo maggiormente ad accelerare le scelte nate dall’interno. Molti sistemi in uso hanno limiti che non permettono di tenere il passo con questa evoluzione così rapida. Le banche più lungimiranti vogliono strumenti tecnologici adeguati per l’open banking, con partner che, come noi, le possano accompagnare nella nuova economia dei servizi basati su API. In questo senso, la nostra Migration Machine diventa un pilastro portante di abilitazione verso i nuovi modelli di business.
D. Proviamo a raccontare perché la migrazione da un sistema all’altro è così complessa: che cosa accade tra lo spegnimento dell’interruttore del vecchio e l’accensione di quello nuovo?
R. Si percorre l’ultimo miglio di un processo iniziato mesi prima, fianco a fianco con la banca e altre parti coinvolte. Penso ad esempio ad Allitude (la nuova società unica IT del Gruppo Bancario Cooperativo Cassa Centrale Banca, NdR), con cui collaboriamo da anni per le migrazioni verso e da Sib2000. Prima della migrazione c’è un percorso molto strutturato in cui la banca viene accompagnata e in cui ci facciamo carico di tutte le criticità. Dal kick off in cui si spiega il processo, e si condividono le metodologie, si costituisce poi il gruppo di lavoro che comprende il personale della banca, di Dedagroup e del centro di outsourcing e si definiscono le tempistiche di tutte le fasi: la raccolta dati per l’analisi del sistema cedente rispetto al nuovo e la definizione dei principi di raccordo, la gap analysis rispetto ai processi organizzativi e gestionali, la definizione delle attività tecniche e di parametrizzazione del nuovo sistema. Ultimo, ma non meno importante, si definiscono i tempi e i contenuti della formazione del personale sia degli uffici centrali che delle filiali della banca, tassello fondamentale. Un percorso che viene via via testato per una costante verifica che non lascia un singolo dettaglio al caso.
D. E poi c’è la notte prima del Go Live.
R. E poi siamo pronti per quel week end che a quel punto non è più un salto nel vuoto ma un salto nel nuovo, per la banca e per tutti noi che ci lavoriamo e che ogni volta portiamo a casa un pezzo di esperienza in più.
D. Torniamo alla migrazione gestita per BPPM: alla fine di questo percorso di mesi c’è stato un imprevisto determinante. Il Coronavirus.
R. È stata un’esperienza incredibile, portata a termine con successo grazie al totale allineamento e alla grande collaborazione che il nostro team, quello dell’outsurcer Allitude e, soprattutto vorrei sottolineare, quello della banca, che ha avuto una capacità di reazione e gestione dell’imprevisto straordinaria. La migrazione era stata fissata per il 6 marzo. E nonostante l’entrata in vigore delle misure d’emergenza per il Covid-19, la migrazione è avvenuta puntualmente il 6 marzo, con una gestione interamente da remoto.
D. Molte aziende stanno imparando molto, proprio dalla necessità di restare pienamente operativi nel pieno dell’emergenza. Voi che cosa avete appreso?
R. Di fronte a un nemico microscopico e letale, tutti ci chiediamo come migliorare il futuro, interrogandoci su sprechi, sostenibilità, sulle priorità stesse della vita. Questa esperienza ci dice che la migrazione da remoto diventerà una best practice che consolideremo dopo l’emergenza. Abbiamo sperimentato che una parte consistente delle attività può essere svolta agevolmente ed efficacemente da remoto con indubbi benefici sia per noi che per la banca. Invece di mandare 30 persone a presidiare fisicamente la banca nei giorni del Go-Live, con gli istituti che devono sostenere costi di trasferta ed ore e ore di straordinari dei team interni ed esterni, ora sappiamo che possiamo ridurre drasticamente la presenza in loco, inviando magari gruppi di 4 o 5 persone e preservando per chi resta a casa il valore del tempo, che significa anche ritrovare un equilibrio tra la propria vita lavorativa e quella personale e familiare. Anche la formazione potrà essere gestita, come abbiamo fatto in questo caso, da remoto. E questo permetterà di definire piani di formazione personalizzati sull’esigenza di ogni singola banca, ottimizzando i tempi e gli orari in base alle esigenze operative della banca stessa. In sintesi: abbiamo imparato che oltre a costi minori e a maggiore efficienza possiamo ricercare anche più serenità. Che abbiamo capito non essere un optional.
Risultati difficili anche in condizioni avverse
«Possiamo ottenere risultati difficili anche in condizioni fortemente avverse. Grazie alle competenze e all'impegno» Pompeo Fanelli, Direttore Generale di BPPM
«D’intesa con le società Allitude e Dedagroup – spiega Pompeo Fanelli, Direttore Generale di Banca Popolare delle Province Molisane – abbiamo voluto portare avanti le attività connesse al cambio di gestore, seppure in un momento complesso e drammatico della vita del nostro Paese. In verità, abbiamo sentito anche il dovere di non rimanere annichiliti di fronte agli attuali tragici eventi e di dimostrare con i fatti che con le tante competenze che abbondano in Italia si possono centrare risultati difficili anche in condizioni fortemente avverse. Nell’arco di pochi giorni, in collaborazione con il nuovo outsourcer, è stata effettuata la migrazione e assicurata l’attivazione dello smart working per circa il 27% dei dipendenti di BPPM. La crisi sanitaria ci ha portato quindi a modificare rapidamente il nostro modello organizzativo consentendoci, peraltro, di riflettere sull’opportunità di mantenere anche in futuro una veste fortemente green e poco impattante relativamente alla struttura interna del lavoro e ai rapporti con la clientela. Tutto ciò è stato possibile sia grazie all’impegno dei dipendenti della Banca che alla professionalità e disponibilità degli amici di Allitude e Dedagroup che hanno gestito gran parte dei processi da remoto, con ampio utilizzo dei canali di comunicazione che la tecnologia oggi mette a disposizione».
