Un ciclo di vita totalmente digitale
GoSign, ultimo arrivato nella famiglia Dike di InfoCert, è una piattaforma che in pochi clic permette di gestire completamente in digitale e in modalità collaborativa i processi di firma, organizzando e condividendo documenti o pratiche con colleghi, clienti e fornitori e tracciando in tempo reale ogni fase del processo di firma. GoSign permette, ad esempio, di verificare in ogni istante chi ha firmato, chi è in ritardo, chi ha rifiutato o ha richiesto modifiche, etc. «Con GoSign abbiamo digitalizzato il paradigma del libro firma – commenta Fabio Chinaglia, Direttore Business Unit Smart Working Tools di InfoCert. Tutto il processo è integrato in modo digitale e diventa accessibile a tutti i collaboratori che devono essere coinvolti nella procedura».
Piattaforma web based e anche via app
Dike GoSign è accessibile via web ma anche da smartphone e tablet grazie ad apposite app, disponibili per iOS e Android, che consentono di completare o richiedere processi di firma in mobilità, senza il rischio di bloccare iter approvativi urgenti. La soluzione, quindi, permette di semplificare il lavoro e abbattere drasticamente i tempi normalmente richiesti dalle tradizionali procedure di firma cartacee.
L’onboarding bancario con GoSign
Al momento GoSign ha già trovato spazio in ambito bancario: non sono pochi gli istituti di credito che hanno colto l’opportunità della digitalizzazione dei processi di firma per fornire alla potenziale clientela la sottoscrizione dei conti correnti in via digitale: un onboarding rapido e semplice, che può essere effettuato in qualsiasi momento senza recarsi in filiale o sottostare agli orari di apertura delle agenzie bancarie. «La firma digitale è quindi un abilitatore della digital transformation – afferma Pierpaolo Benintende, Responsabile Marketing di InfoCert. D’altronde questa soluzione impatta su due ambiti: in primis sul back end, per la parte di operational excellence, riducendo i costi, i rischi e migliorando al contempo la governance sulla gestione dei processi approvativi che riguardano la firma digitale; e poi sul front end, che oltre a essere digitalizzata offre un unico punto di contatto alla clientela, raggiungendo il cliente ovunque per stipulare contratti da remoto, superando i limiti del territorio nazionale. Naturalmente, grazie alla soluzione è possibile offrire una esperienza di maggiore sicurezza e semplicità, differenziandosi dai competitor».
Tre tipologie di documenti già disponibili
Attraverso la piattaforma web based di GoSign si possono creare tre tipologie di pratiche: documenti che richiedono l’applicazione di una firma elettronica, PDF con firma digitale o firma digitale P7M. InfoCert ha posto grande attenzione all’usabilità̀ di questa soluzione, rendendola estremamente semplice: scelta la tipologia di pratica, è sufficiente allegare i documenti che devono essere firmati segnalando, attraverso l’editor integrato nella piattaforma, i campi da sottoscrivere. Come su un tradizionale documento cartaceo, i destinatari (che possono essere più di uno) troveranno evidenziate in giallo le sezioni in cui apporre la propria firma e anche una serie di alert personalizzati nel caso ci sia bisogno di aggiungere un messaggio particolare dedicato al destinatario.
Una soluzione aperta a tutti
La soluzione è naturalmente accessibile a tutti i destinatari, anche a chi non ha sottoscritto il servizio GoSign: nel dettaglio, gli utenti iscritti possono ricevere i documenti anche su app e firmare in assenza di connettività (il sistema si sincronizza automaticamente una volta collegato alla rete) tramite firma elettronica certificata, ovvero inserendo un’unica volta il PIN anche dopo aver apposto più firme. Chi invece non è iscritto a GoSign riceverà una email con un link e un wizard che spiega nel dettaglio come utilizzare l’applicativo sia da tablet sia da web, e una volte inserite le firme basterà certificare il processo con qualsiasi dispositivo di firma elettronica. D’altronde, la piattaforma è pienamente conforme alla normativa europea eIDAS per le transazioni elettroniche e consente di utilizzare qualunque firma digitale InfoCert su dispositivo o remota e anche altri dispositivi di firma non InfoCert. Inoltre, con Dike GoSign è possibile scegliere la tipologia di firma elettronica che meglio si presta ai diversi contesti, dalle semplici approvazioni interne alla stipula di contratti legali, attraverso un’unica interfaccia ed esperienza utente. «GoSign è una soluzione dirompente, in grado di evitare i lunghi e infruttuosi tempi richiesti per il completamento dei processi di firma tradizionali – commenta Danilo Cattaneo, Amministratore Delegato di InfoCert. Riteniamo di aver portato sul mercato uno strumento che non solo genera vantaggi economici e pratici per le organizzazioni di ogni dimensione ma è anche in grado di semplificare la vita dei manager permettendogli di sfruttare al meglio la risorsa tempo. E crediamo che sia questo il vero valore aggiunto della trasformazione digitale».
